SMERNICA
Odborového zväzu polície v SR pre výkon kontrolnej činnosti.
Odborový zväz polície v SR ( ďalej len OZP v SR ) s cieľom zvýšiť účinnosť vnútorného kontrolného systému vo vlastných podmienkach vydáva túto smernicu.
Čl. 1.
Úvodné ustanovenia
- Predmetom smernice je stanoviť zásady postupu pri výkone kontrolnej činnosti a realizácii výsledkov kontroly v podmienkach OZP v SR.
- Účelom smernice je zabezpečiť funkčnosť vnútorného kontrolného systému OZP v SR.
Čl. 2.
ZÁVÄZNOSŤ SMERNICE
- Smernica je záväzná pre všetky orgány a organizačné jednotky OZP v SR.
- Všetci funkcionári OZP v SR a členovia Revíznej komisie OZP v SR sú
povinní sa oboznámiť so znením smernice a zabezpečiť jej
dodržiavanie.
Čl. 3.
VYMEDZENIE ZÁKLADNÝCH POJMOV
- Vnútorná kontrola spočíva v kontrole dodržiavania stanov OZP v SR, uznesení všetkých orgánov OZP v SR ako aj vnútorných dokumentov OZP v SR, dodržiavanie všeobecné záväzných právnych predpisov v oblasti pôsobnosti OZP v SR.
- Výkonom kontroly sa pre účely tejto smernice rozumie realizácia kontrolnej činnosti, ktorá sa uskutočňuje na základe poverenia na konkrétnu kontrolnú akciu a ktorú vykonávajú spravidla kontrolné skupiny.
- Predmet kontroly tvorí najmä overenie hospodárenia s finančnými prostriedkami a nakladania smajetkom OZP v SR, plnenie úloh vyplývajúcich z uznesení orgánov OZP v SR.
- Účelom kontroly je zistenie skutočného stavu v kontrolovaných oblastiach jednotlivých subjektov a označenie odchýliek od kritérií požadovaného stavu.
- Kritériá požadovaného stavu sú všeobecne záväzné právne predpisy, vnútro – organizačné normy, dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účelnosti pri hospodárení s finančnými prosriedkami OZP v SR, resp. zvereným majetkom.
- Kontrolné zistenie je výsledok cieľavedomej kontrolnej práce, ktorej postup upravuje táto smernica.
- Pravdivosť, úplnosť a preukázateľnosť kontrolných zistení je vzájomne významovo neoddeliteľnou súčasťou kritérií formálnej a vecnej stránky Správy o výsledku kontroly.
- a) Pravdivosť kontrolných zistení je súhrn kontrolou overených poznatkov, ktoré sú preukázateľne zdokladované.
- b) Úplnosť kontrolných zistení je objektívne potrebný rozsah údajov, ktoré potvrdzujú pravdivosť kontrolného zistenia.
- c) Preukázateľnosť kontrolných zistení je stav dokladovania, ktorý potvrdzuje pravdivosť a úplnosť kontrolných zistení.
- Pod pojmom doklad sa rozumie oficiálny písomný dôkaz o realizácii hospodárskych operácií alebo iné oficiálne písomné materiály vyhotovené na základe osobitných právnych predpisov. Doklad tvorí základný článok preukázateľnosti kontrolných zistení.
- Súhrnný doklad sa vyhotovuje, ak k preukázateľnosti kontrolných zistení je potrebné priložiť k protokolu alebo k správe komplex účelne vybraných údajov z rôznych oficiálnych písomných materiálov. Súhrnný doklad potvrdzuje len konkrétne kontrolné zistenia.
- Informácia je údaj, ktorý člen kontrolnej skupiny vykonávajúci kontrolu ústnou alebo písomnou formou vyžaduje pre potreby zistenia objektívneho stavu predmetu kontroly.
- Vyjadrenie tvorí stanovisko príslušného funkcionára kontrolovaného subjektu k zisteniam kontrolných zamestnancov.
- Vysvetlenie funkcionára kontrolovaného subjektu objasňuje príčiny a dôvody vzniku kontrolou zistených nedostatkov.
- Hospodárnosťou sa rozumie minimalizovanie nákladov na vykonanie činnosti alebo obstaranie tovarov, prác a služieb pri zachovaní ich primeranej úrovne a kvality.
- Plánovaná kontrola je kontrolná činnosť v zmysle schváleného plánu práce Revíznej komisie OZP v SR.
- Neplánovaná kontrola akcia je kontrolná činnosť na základe uznesenia Rady predsedov ZO OZP v SR alebo Predsedníctva OZP v SR.
- Vedúci kontrolnej skupiny je člen kontrolnej skupiny, ktorý je určený ako vedúci pri plánovanej kontrole predsedom Revíznej komisie a pri neplánovanej kontrole predsedom OZP v SR, v jeho neprítomnosti zastupujúcim podpredsedom OZP v SR.
Čl. 4.
SYSTÉM VNÚTORNEJ KONTROLY OZP v SR
(1) Vnútorná kontrola OZP v SR je systém kontrolujúci plnenie úloh OZP v SR a jeho funkčnosti na všetkých orgánoch a organizačných jednotkách OZP v SR. Vnútorná kontrola je plánovaná a neplánovaná kontrola. Vnútornú kontrolu môžu podľa príslušnosti vykonať ( ďalej len orgány kontroly)
- členovia predsedníctva OZP v SR
- členovia Revíznej komisie OZP v SR
(2) Orgány kontroly podľa písm. a) môžu vykonať len neplánovanú
kontrolu
(3) Organizačné jednotky v OZP v SR majú najmä:
- a) vytvoriť v rámci svojej pôsobnosti funkčný systém vnútornej kontroly,
- b) systém kontroly zabezpečovať prostredníctvom vlastnej revíznej komisie a štatutárneho zástupcu
- c) orientovať kontroly na významné úlohy organizačnej jednotky, hospodárne, efektívne a účinné použitie finančných prostriedkov, dodržiavanie zákonnosti, ako aj včasnosť a kvalitu plnenia jednotlivých úloh,
- d) využívať výsledky z vnútorných kontrol na skvalitnenie riadiacich procesov v organizácii a zabrániť opakovaniu negatívnych javov alebo vzniku ďalších.
Čl. 5.
PRÍPRAVA KONTROLY
- Účelom prípravy kontroly je získanie poznatkov a informácií o predmete kontroly a kontrolovanom subjekte.
- Kontrola sa uskutočňuje na jednom alebo viacerých subjektoch s vopred určeným predmetom kontroly. Kontrolu riadi jej vedúci, ktorého poverí vedúci kontrolného orgánu.
- Vedúci kontrolnej skupiny riadi a vykonáva kontrolu na kontrolovanom subjekte od jej začatia až po spísanie Správy z kontroly.
Čl. 6.
PROGRAM KONTROLY
(1) Výsledkom prípravy na kontrolu je program kontroly, podľa ktorého sa vykonáva kontrola. Program kontroly vypracúva vedúci kontrolnej skupiny v nadväznosti na pripravovanú kontrolu v spolupráci s členmi kontrolnej skupiny. Program tvorí súčasť poverenia a schvaľuje ho ten, kto podpisuje poverenie.
(2) Program kontroly obsahuje oblasti , ktoré budú prekontrolované v rámci predmetu kontroly.
- Zmeny v programe je možno urobiť len dodatkom k programu.
Čl. 7.
POVERENIE NA KONTROLU
(1) Orgány kontroly môžu kontrolu vykonať len na základe
písomného poverenia, ktoré v OZP v SR podpisuje:
a./pri plánovaných kontrolných akciách, ktoré boli schválené Radou predsedov ZO OZP v SR v rámci Plánu kontrolnej činnosti na príslušný rok, predseda revíznej komisie, ktorý poverenie doplní textom:
„kontrola sa vykonáva na základe plánu kontrol na (…obdobie…), ktorý schválila Rada predsedov OZP v SR dňa (….dátum….)“.
- b) pri neplánovaných kontrolách iba predseda OZP v SR a v jeho neprítomnosti zastupujúci podpredseda OZP v SR po schválení predsedníctvom OZP v SR, ktorý poverenie doplní textom :
„ kontrola sa vykonáva na základe uznesenia č. , ktoré schválilo predsedníctvo OZP v SR dňa …..
(2) Zmeny v poverení sa vykonávajú formou dodatku k povereniu.
(3) Ústrednú evidenciu poverení vedie tajomník OZP v SR a na základe predsedu revíznej komisie určí poradové čísla poverenia.
(4) Poradové číslo poverenia obsahuje: skratku názvu – K ; číslo poverenia, lomítko /a za ním príslušný rok.
(5) Evidencia poverení vedených na sekretariáte OZP v SR obsahuje:
poradové číslo poverenia; meno a priezvisko vedúceho kontrolnej skupiny;
subjekt kontroly; dátum výkonu kontroly; kontrolované obdobie; dátum
odovzdania dokumentácie z kontroly.
(6) Poverenie obsahuje:
- a) presné označenie orgánu kontroly, ktorý bude kontrolu vykonávať
- b) číslo poverenia,
- c) meno, priezvisko osoby, poverenej na vykonanie kontroly (ak sú
poverení na výkon kontroly viacerí , je potrebné uviesť kto je vedúcim
kontrolnej skupiny a kto je členom kontrolnej skupiny),
- d) presný názov kontroly,
- e) kontrolované obdobie,
- f) presný názov a sídlo kontrolovaného subjektu,
- g) deň začatia, resp. aj skončenia kontroly,
- h) poznámku,
- i) dátum podpisu poverenia,
- j) meno, priezvisko, funkciu, odtlačok pečiatky a podpis oprávnenej
osoby podpisovať poverenie v zmysle bodu 1.
Čl.8
OPRÁVNENIA A POVINNOSTI ORGÁNOV KONTROLY
(1) Orgány kontroly sú pri výkone kontroly oprávnené v nevyhnutnom rozsahu:
- vstupovať do objektov a do iných priestorov kontrolovaného subjektu,
- vyžadovať od kontrolovaného subjektu, aby v primeranej lehote poskytovali doklady, vyjadrenia a potrebné informácie,
- v odôvodnených prípadoch odoberať kontrolovanému subjektu overené fotokópie dokladov alebo iných dokumentov na zabezpečenie dôkazov, ktorých vydanie nie je právnym predpisom zakázané, ale len na základe písomného potvrdenia,
- vyžadovať súčinnosť od zamestnancov kontrolovaného subjektu, potrebnú na vykonanie kontroly.
- Orgány kontroly sú pri výkone plánovanej kontroly povinné:
- Vopred, najmenej 15 pracovných dní oznámiť vedúcemu kontrolovaného subjektu predmet a účel kontroly a preukázať sa písomným poverením na vykonanie kontroly. Ak by oznámenie pred začiatkom kontroly mohlo viesť k zmareniu kontroly, treba tak urobiť pred jej začatím,
- oboznámiť vedúceho kontrolovaného subjektu a zodpovedných funkcionárov o výsledku kontroly a vyžiadať od nich v určenej lehote písomné vyjadrenie ku všetkým skutočnostiam, ktoré zdôvodňujú uplatnenie zodpovednosti,
- preveriť opodstatnenosť námietok ku kontrolným zisteniam a zohľadniť opodstatnené a preukázané námietky v Správe o kontrole,
- neopodstatnenosť námietok písomne oznámiť vedúcemu kontrolovaného subjektu najneskôr do termínu prerokovania Správy o kontrole,
- pri zistení nedostatkov napísať Správu o vykonaní kontroly túto odovzdať vedúcemu kontrolovaného subjektu a predsedovi Revíznej komisie,
- ak výsledky kontroly poukazujú na podozrenie z trestnej činnosti, zamestnanci vykonávajúci kontrolu zabezpečia k Správe o výsledku kontroly prvopisy a iné súvisiace doklady zmysle ods.1 písm.c),
- o prerokovaní Správy o výsledku kontroly, sa vypracuje Zápisnica o prerokovaní správy, v ktorej sa uloží vedúcemu kontrolovaného subjektu prijať opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov a o ich splnení informovať orgán kontroly, ako aj uplatniť právnu zodpovednosť voči zodpovedným funkcionárom. Kontrola je ukončená podpísaním Zápisnice o prerokovaní Správy o výsledku kontroly,
- o výsledku kontroly informovať predsedníctvo resp. Radu predsedov ZO OZP v SR
- zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedeli pri výkone kontroly, ak ich od tejto povinnosti písomne neoslobodí ten kto kontrolu nariadil,
Čl.9
OPRÁVNENIA A POVINNOSTI KONTROLOVANÉHO SUBJEKTU
(1) ) Vedúci kontrolovaného subjektu je povinný vytvárať vhodné materiálne a technické podmienky na vykonanie kontroly a poskytnúť súčinnosť zodpovedajúcu oprávneniam orgánov kontroly.
(2 Vedúci kontrolovaného subjektu je oprávnený počas výkonu kontroly najneskôr v čase oboznámenia sa so Správou o výsledku kontroly písomne sa vyjadriť ku kontrolným zisteniam orgánu, ktorý kontrolu vykonal.
(3) Vedúci kontrolovaného subjektu , ktorého sa kontrolné zistenia týkajú, je povinný na požiadanie orgánov kontroly dostaviť sa na prerokovanie Správy z kontroly.
(4) Vedúci kontrolovaného subjektu je povinný v lehote do 15 pracovných dní na základe výsledku kontroly:
a) prijať opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov a príčin ich vzniku a predložiť ich orgánu kontroly,
b) predložiť orgánu kontroly písomnú správu o splnení opatrení prijatých na odstránenie zistených nedostatkov a o vyvodení dôsledkov voči funkcionárom zodpovedným za tieto nedostatky.
(5) Vedúci kontrolovaného subjektu je povinný umožniť orgánom kontroly vstup do všetkých priestorov kontrolovaného subjektu
Čl. 10
SPRÁVA O VÝSLEDKU KONTROLY
(1) O výsledku vykonanej kontroly vypracujú orgány kontroly správu, ktorá musí obsahovať označenie kontrolovaného subjektu, miesto a čas vykonania kontroly, predmet kontroly, kontrolované obdobie, kto kontrolu vykonal, preukázané kontrolné zistenia, dátum vypracovania správy, vlastnoručné podpisy členov kontrolnej skupiny, podpis vedúceho kontrolovaného subjektu, ktorý bol so správou oboznámený a dátum oboznámenia sa so správou. Súčasťou správy je vyjadrenie vedúceho kontrolovaného subjektu, ďalšie písomnosti a materiály potvrdzujúce kontrolné zistenia vrátane priebežnej a čiastkovej správy.
(2) Podobne ako v odseku 1 sa postupuje aj vtedy, ak je počas kontroly potrebné ku konkrétnemu kontrolnému zisteniu vypracovať priebežnú alebo čiastkovú správu.
(3) Priebežná správa obsahuje výsledok kontroly stavu priamo na mieste v určenom čase. Čiastková správa obsahuje výsledok kontroly stavu len jednej časti predmetu kontroly na účely osobitného postupu a riešenia zistených nedostatkov.
(4) O prerokovaní Správy vypracujú pracovníci kontroly zápisnicu, ktorá musí obsahovať dátum oboznámenia kontrolovaného subjektu a zodpovedných zamestnancov so správou , dátum prerokovania správy, mená prítomných na prerokovaní a ich vlastnoručné podpisy. V zápisnici sa uloží povinnosť vedúcemu kontrolovaného subjektu v určenej lehote
a) prijať opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov a ich príčin a predložiť ich orgánu kontroly,
- b) predložiť orgánu kontroly správu o splnení opatrení na odstránenie nedostatkov a ich príčin,
- c) uplatniť právnu zodpovednosť za zistené nedostatky voči funkcionárom zodpovedným za tieto nedostatky.
(5) Kontrola je skončená v deň prerokovania Správy a podpísania Zápisnice o prerokovaní Správy o kontrole. Správa sa považuje za prerokovanú aj vtedy, ak vedúci kontrolovaného subjektu, prípadne niektorý z jeho zodpovedných zamestnancov odmietne sa oboznámiť so správou, písomne sa k nej vyjadriť alebo podpísať zápisnicu o prerokovaní správy. Túto skutočnosť treba uviesť v zápisnici o prerokovaní správy.
Čl.11
KONTROLNÁ ČINNOSŤ
(1) Kontrolnou činnosťou sa zisťuje
- objektívny stav kontrolovaných skutočností a ich súlad so všeobecne záväznými právnymi a internými predpismi,
- príčiny a škodlivé následky, vyplývajúce zo zistených nedostatkov,
- zodpovednosť kontrolovaných subjektov a ich zamestnancov za zistené nedostatky. Neprípustné je uvádzať v kontrolných materiáloch funkčnú zodpovednosť.
(2)Kontrolná činnosť sa zameriava na vecnú a formálnu správnosť, účelnosť,
efektívnosť a hospodárnosť plnenia úloh. Výsledky kontroly musia byť
preukázané, úplné a pravdivé. Pri výkone kontroly sú orgány kontroly
povinné postupovať tak, aby neboli dotknuté práva a právom chránené
záujmy kontrolovaných subjektov.
Čl.12
Záverečné ustanovenia
(1)Táto smernica nadobúda účinnosť dňom schválenia Radou predsedov ZO OZP v SR .
(2) Táto smernica bola schválená Radou predsedov ZO OZP v SR na zasadnutí dňa 28.9.2007 v Smižanoch.